Sandėliavimo paslaugos aktualios ne tik didelėms prekybos ar logistikos įmonėms. Jomis vis dažniau naudojasi smulkus verslas, elektroninės parduotuvės, sezonines prekes parduodančios bendrovės ir net privatūs žmonės, kuriems laikinai prireikia papildomos vietos daiktams. Nuosavas sandėlis iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti patogesnis sprendimas, tačiau kartu atsiranda patalpų išlaikymo, darbuotojų, įrangos, apsaugos ir kitos išlaidos. Dėl to sandėliavimo paslaugos daugeliu atvejų pasirenkamos kaip lankstesnė alternatyva, ypač kai reikalingas sandėliavimo plotas nėra pastovus.
Poreikiai gali būti labai skirtingi. Vienai įmonei reikia kelių palečių vietos keliems mėnesiams, kitai – nuolatinio sandėlio, į kurį kiekvieną savaitę atvyksta naujos prekės. Elektroninėje prekyboje situacija dar kitokia: prekių kiekiai gali stipriai išaugti prieš Kalėdas, „Black Friday“ laikotarpiu ar vykstant didesnei reklamos kampanijai. Tokiais atvejais svarbi ne vien sandėlio kvadratūra, bet ir galimybė greitai prisitaikyti prie pasikeitusio prekių srauto.
Ką iš tiesų apima sandėliavimo paslaugos?
Pats terminas gana platus. Paprasčiausiu atveju klientui suteikiama saugi vieta prekėms, žaliavoms, įrangai ar kitam turtui laikyti. Tačiau šiuolaikiniai logistikos sandėliai dažnai siūlo gerokai daugiau. Prekės gali būti priimamos, iškraunamos, tikrinamos, rūšiuojamos, apskaitomos ir paruošiamos tolimesniam transportavimui. Verslui tai leidžia dalį kasdienės logistikos perduoti vienam paslaugų teikėjui, užuot atskirai organizavus sandėlį, darbuotojus ir procesus.
Priklausomai nuo paslaugos modelio, gali būti vykdoma prekių likučių apskaita, komplektavimas pagal užsakymus, ženklinimas, pakavimas ar palečių formavimas. Elektroninės prekybos verslams aktualus ir vadinamasis fulfillment modelis, kai sandėlis tampa praktiškai visa užsakymų vykdymo grandimi: prekė saugoma iki užsakymo gavimo, tuomet paimama iš lentynos, supakuojama ir perduodama kurjeriui. Pardavėjui nebereikia kiekvieną rytą pačiam stovėti tarp dėžių ir spausdinti siuntų lipdukų.
Vis dėlto skirtingi sandėliai siūlo nevienodą paslaugų paketą. Prieš pasirašant sutartį verta tiksliai išsiaiškinti, kas įskaičiuota į bazinę kainą, o už ką skaičiuojami papildomi mokesčiai.
Nuosavas sandėlis ne visada yra pigesnis
Verslui augant natūraliai atsiranda mintis nuomotis ar įsigyti atskiras patalpas. Turėti savo sandėlį patogu, nes galima visiškai kontroliuoti procesus, darbo laiką ir prekių išdėstymą. Tačiau vien nuomos kainos palyginimo su sandėliavimo paslaugų tarifu neužtenka. Reikia įvertinti lentynas, krautuvus ar kitą techniką, darbuotojų atlyginimus, elektros energiją, apsaugą, draudimą, programinę įrangą ir laiką, skiriamą visam procesui administruoti.
Dar viena problema – neišnaudojamas plotas. Jei įmonei gruodį reikia 500 kvadratinių metrų, o vasarą pakanka 200, nuomojant nuosavą sandėlį likusi erdvė dalį metų tiesiog kainuoja pinigus. Išorinio sandėliavimo modelis gali būti lankstesnis, nes tam tikrais atvejais mokama pagal faktiškai užimamą vietą, palečių skaičių ar kitą sutartą apskaitos principą.
Tai ypač aktualu verslams, kurių pardavimai svyruoja sezoniškai. Sandėlio dydį suplanuoti pagal geriausią metų mėnesį brangu, o pagal prasčiausią – rizikinga.
Kaina priklauso ne vien nuo užimamos vietos
Ieškant paslaugos dažnai pirmiausia klausiama, kiek kainuoja paletės ar kvadratinio metro saugojimas. Tai svarbus rodiklis, tačiau galutinė mėnesio sąskaita gali susidėti iš daugiau dalių. Kainai įtakos turi prekių kiekis ir tipas, laikymo trukmė, reikalingos sąlygos, prekių priėmimo bei išdavimo dažnis, krovos darbai ir papildomos paslaugos.
Pavyzdžiui, verslas gali laikyti palyginti nedaug prekių, tačiau kasdien gauti ir išsiųsti daug mažų užsakymų. Tokiu atveju didesnę išlaidų dalį gali sudaryti ne pats saugojimas, o prekių surinkimas, pakavimas ir administravimas. Kitame sandėlyje situacija gali būti priešinga: paletės laikomos kelis mėnesius ir beveik nejudinamos, todėl pagrindinis kaštas bus užimama sandėlio vieta.
Dėl šios priežasties pasiūlymus geriausia lyginti pagal realų savo veiklos scenarijų. Vienas mažesnis tarifas kainoraštyje dar nereiškia mažesnių bendrų išlaidų.
Sandėlio vieta gali būti svarbesnė, nei atrodo
Geografinė vieta tiesiogiai susijusi su logistika. Jeigu prekės nuolat atkeliauja iš uosto, gamyklos ar konkretaus logistikos terminalo, didelis atstumas iki sandėlio reiškia papildomus kilometrus ir transportavimo laiką. Tas pats galioja išvežimui – ypač tada, kai kroviniai iš sandėlio juda beveik kasdien.
Elektroninei prekybai aktualus ir kurjerių surinkimo grafikas. Kartais kelių valandų skirtumas gali nulemti, ar popietę pateiktas kliento užsakymas iškeliaus tą pačią dieną, ar tik kitą rytą. Pirkėjams pripratus prie greito pristatymo, tokios detalės tampa realia klientų aptarnavimo dalimi, nors pats pirkėjas sandėlio niekada nemato.
Todėl vertinant sandėliavimo paslaugas verta žiūrėti į visą prekių judėjimo maršrutą, o ne vien į adresą žemėlapyje.
Saugumas ir prekių laikymo sąlygos
Ne visas prekes galima tiesiog sukrauti į sausą patalpą. Vienoms svarbi stabili temperatūra, kitoms – drėgmės kontrolė, apsauga nuo tiesioginių saulės spindulių ar specifiniai higienos reikalavimai. Maisto produktų, kosmetikos, elektronikos, cheminių medžiagų ar kitų specifinių prekių sandėliavimui gali būti keliami papildomi reikalavimai.
Svarbus ir fizinis saugumas. Prieš perduodant didesnės vertės atsargas verta pasidomėti patekimo į teritoriją kontrole, vaizdo stebėjimu, priešgaisrinėmis sistemomis, inventorizavimo tvarka ir atsakomybe sugadinimo ar praradimo atveju. Sutartyje šios sąlygos turėtų būti aprašytos pakankamai aiškiai, o ne paliktos bendroms interpretacijoms.
Praktikoje nemažai problemų kyla ne dėl vagysčių, o dėl gerokai paprastesnių dalykų – neteisingai užregistruoto prekių kiekio, pažeistos pakuotės, sumaišytų prekių kodų ar klaidingai sukomplektuoto užsakymo. Tvarkinga sandėlio apskaitos sistema čia tampa ne mažiau svarbi nei kameros prie vartų.
Kada verta rinktis išorinį sandėliavimą?
Toks sprendimas dažniausiai patrauklus tada, kai verslas nenori investuoti į nuosavą logistikos infrastruktūrą arba jo prekių kiekiai nuolat keičiasi. Tai gali būti nauja elektroninė parduotuvė, kuri jau išaugo namų ar nedidelio biuro sandėliuką, tačiau dar nėra tokio dydžio, kad apsimokėtų kurti atskirą logistikos padalinį. Lygiai taip pat išoriniais sandėliais naudojasi ir gerokai didesnės įmonės, kurioms tai tiesiog efektyvesnis veiklos modelis.
Privatiems klientams situacijos paprastesnės. Papildomos vietos gali prireikti kraustantis, remontuojant būstą, išvykstant ilgesniam laikui ar neturint kur saugiai laikyti sezoninių daiktų. Tokiu atveju aktualiau ne prekių apskaitos sistemos, o patogus patekimas, saugumas, sutarties lankstumas ir aiški mėnesio kaina.
Svarbiausia, kad pasirinkta paslauga atitiktų faktinį poreikį. Mokėti už sudėtingą logistikos paketą, kai tereikia keliems mėnesiams padėti dešimt dėžių, nėra racionalu. Lygiai taip pat augančiam e. prekybos verslui vien tuščios sandėlio vietos gali greitai nebeužtekti.
Ką patikrinti prieš pasirašant sutartį?
Vienas praktiškiausių žingsnių – paslaugų teikėjui pateikti kuo konkretesnę informaciją apie savo prekių srautą. Kiek palečių ar dėžių bus laikoma, kaip dažnai atvyks naujos prekės, kiek išdavimų numatoma per mėnesį, ar reikės komplektavimo, pakavimo, ženklinimo. Turint šiuos skaičius galima gauti gerokai tikslesnį pasiūlymą.
Sutartyje verta atkreipti dėmesį į minimalų saugojimo terminą, papildomus krovos mokesčius, darbo laiką, prekių atsiėmimo tvarką ir sutarties nutraukimo sąlygas. Jei atsargos vertingos, svarbu išsiaiškinti atsakomybės ir draudimo klausimus. Verslui taip pat aktualu, kaip pateikiami likučių duomenys ir ar sandėlio sistema gali būti susieta su naudojama e. parduotuve, ERP ar kita apskaitos sistema.
Geras sandėliavimas dažniausiai lieka beveik nepastebimas – prekės priimamos, likučiai sutampa, užsakymai išvažiuoja laiku ir dėl kiekvienos smulkmenos nereikia skambinti vadybininkui. Problemos prasideda tada, kai pigiausias pasiūlymas popieriuje neatitinka realios kasdienės veiklos. Todėl renkantis sandėliavimo paslaugas verta vertinti ne tik kainą už vietą, bet ir visą procesą: nuo pirmojo krovinio priėmimo iki momento, kai prekė palieka sandėlį.